Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Für deinen Kunden ist sie oft die Grundlage für den Vorsteuerabzug – fehlt eine Pflichtangabe, kann er die Vorsteuer unter Umständen nicht geltend machen. Entsprechend genau schauen viele Buchhaltungen hin. Hier ist, was auf eine Rechnung gehört.
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (also deiner) und des Leistungsempfängers.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens.
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird. Mehrere Nummernkreise (z. B. pro Jahr) und Buchstaben sind erlaubt, solange jede Nummer eindeutig ist.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung. Allgemeine Angaben wie „Beratung“ reichen meist nicht – beschreibe die Leistung konkret.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung bzw. der Leistungszeitraum. Das gilt auch, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt; der Kalendermonat genügt.
- Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (z. B. Skonto), sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
- Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
- Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen: ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Empfängers.
- Bei Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn: die Angabe „Gutschrift“.
Sonderfälle
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Regeln (§ 33 UStDV). Es genügen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
- Bruttobetrag und Steuersatz (oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung)
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und geben stattdessen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung an, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Seit 2025 gelten für Kleinunternehmer zudem vereinfachte Rechnungsanforderungen (§ 34a UStDV). Steuernummer und fortlaufende Rechnungsnummer anzugeben, ist trotzdem sinnvoll – auch für deine eigene Ordnung. Mehr dazu im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.
Wichtig: Wer als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese dem Finanzamt.
Reverse Charge
Erbringst du bestimmte Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland, schuldet der Empfänger die Steuer (Reverse Charge). Die Rechnung enthält dann keine Umsatzsteuer, aber den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ sowie die USt-IdNr. beider Seiten.
Typische Fehler
- Leistungsdatum vergessen – einer der häufigsten Gründe für Rückfragen.
- Doppelte oder fehlende Rechnungsnummern, etwa nach einem Programmwechsel.
- Falscher Steuersatz, z. B. 19 % statt 7 %.
- Rechnung nachträglich geändert statt korrekt storniert. Richtig ist: Stornorechnung erstellen und eine neue Rechnung ausstellen.
Aufbewahrung
Rechnungen sind Buchungsbelege. Seit 2025 gilt für sie in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. E-Rechnungen müssen im Originalformat (also als XML) aufbewahrt werden.
Checkliste zum Abhaken
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer
- Konkrete Leistungsbeschreibung mit Menge
- Leistungsdatum oder -zeitraum
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag
- Ggf. Hinweis auf § 19 UStG, Reverse Charge oder Steuerbefreiung
So hilft dir Chingvoice
Chingvoice fragt die nötigen Angaben beim Einrichten und beim Schreiben ab, vergibt fortlaufende Nummern und berechnet Steuern je Steuersatz. Festgeschriebene Rechnungen sind unveränderbar; Korrekturen laufen über Storno oder Gutschrift. Mehr über Rechnungen in Chingvoice.