Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Geschäft eingeführt. Die Pflicht kommt in Stufen. Dieser Überblick zeigt, was wann gilt – und was du jetzt tun kannst.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Dazu zählen insbesondere:
- XRechnung – ein reines XML-Format, Standard der öffentlichen Verwaltung
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein PDF mit eingebetteten XML-Daten (die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht)
Ein PDF, eine Word-Datei oder ein Foto sind keine E-Rechnungen, sondern „sonstige Rechnungen“.
Der Zeitplan
| Zeitraum | Empfang | Versand |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | Pflicht für alle Unternehmen | Papier und sonstige Formate weiter erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers) |
| 2026 | Pflicht | wie 2025 |
| 2027 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht bei Vorjahresumsatz über 800.000 €; darunter sind sonstige Formate noch erlaubt |
| ab 1.1.2028 | Pflicht | E-Rechnung grundsätzlich Pflicht für alle |
Seit 2025: Empfangen können
Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dafür genügt in der Regel ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist, dass du die XML-Daten lesen (z. B. mit einem Viewer) und im Original aufbewahren kannst.
2025 und 2026: Übergangsphase
Beim Versand darfst du weiterhin Papierrechnungen verschicken. PDF-Rechnungen sind weiterhin zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. E-Rechnungen dürfen auch ohne Zustimmung des Empfängers versendet werden.
2027: Grenze 800.000 €
Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im Vorjahr müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 noch Papier- und PDF-Rechnungen nutzen.
Ab 2028: Pflicht für alle
Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich für alle Pflicht.
Wer ist nicht betroffen?
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise
- bestimmte steuerfreie Leistungen
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Ausstellen – empfangen müssen auch sie
Checkliste: Was du jetzt tun kannst
- Empfang sicherstellen: eine E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen und einen Weg zum Lesen von XML-Rechnungen haben.
- Archivierung klären: E-Rechnungen im Originalformat unveränderbar aufbewahren.
- Kunden fragen: Welches Format bevorzugen deine Geschäftskunden – XRechnung oder ZUGFeRD? Brauchen Behördenkunden eine Leitweg-ID?
- Rechnungsprogramm prüfen: Kann es E-Rechnungen nach EN 16931 erzeugen?
- Früh umsteigen: Wer schon jetzt E-Rechnungen schreibt, hat 2027/2028 keinen Stress.
E-Rechnungen mit Chingvoice
Chingvoice erstellt E-Rechnungen im Format XRechnung 3.0 in allen Tarifen, auch kostenlos. Ab dem Tarif Start kommt das ZUGFeRD-PDF dazu. Mehr zur E-Rechnung in Chingvoice · Anleitung: XRechnung verschicken