Eine XRechnung ist eine E-Rechnung im XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931. Chingvoice erzeugt sie aus deinen ganz normalen Rechnungsdaten – in jedem Tarif.
Voraussetzungen
Damit die E-Rechnung vollständig ist, brauchst du:
- vollständige Firmendaten inkl. Steuernummer oder USt-IdNr. und IBAN
- vollständige Kundendaten (Name, Anschrift)
- bei Behörden die Leitweg-ID des Auftraggebers (im Kunden unter „Leitweg-ID / Käuferreferenz“)
XRechnung erzeugen
- Öffne die Rechnung und klicke auf Festschreiben & PDF.
- Klicke in der Detailansicht auf XRechnung (XML).
- Chingvoice lädt die XML-Datei herunter. Fehlen Pflichtangaben, weist dich die Checkliste im Rechnungsentwurf schon vor dem Festschreiben darauf hin.
Ab dem Tarif Start kannst du über ZUGFeRD-PDF alternativ ein hybrides PDF erstellen: ein normales PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind. Das ist praktisch für Empfänger, die das PDF ansehen und die Daten zugleich automatisch einlesen möchten.
Übermittlung
- An Unternehmen: per E-Mail als Anhang – beim Versand über Per E-Mail senden kannst du die XRechnung direkt mit anhängen. Stimme vorab ab, ob dein Kunde XRechnung oder ZUGFeRD bevorzugt.
- An Behörden: über das jeweilige Rechnungseingangsportal, z. B. die Portale von Bund oder Ländern. Dort lädst du die XML-Datei hoch.
Gut zu wissen
- Eine XRechnung lässt sich ohne Viewer nicht bequem lesen. Lege deshalb auf Wunsch zusätzlich ein PDF bei.
- Hintergründe und Fristen findest du im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2025–2028.