In dieser Anleitung richtest du dein Konto ein und schreibst deine erste Rechnung. Plane etwa zehn Minuten ein.
1. Firmendaten hinterlegen
Nach der Registrierung führt dich das Onboarding durch die wichtigsten Angaben:
- Name und Anschrift deines Unternehmens
- Steuernummer oder USt-IdNr. – eine davon muss auf jede Rechnung
- Bankverbindung (IBAN), damit Kunden wissen, wohin sie zahlen
- deine Besteuerungsart: Regelbesteuerung oder Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG
Alle Angaben kannst du später unter Einstellungen ändern.
2. Kunden anlegen
Öffne Kunden und klicke auf Neuer Kunde. Trage Name und Anschrift ein. Bei Unternehmenskunden im EU-Ausland gehört die USt-IdNr. des Kunden dazu, bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID.
Tipp: Du kannst Kunden auch direkt beim Schreiben der Rechnung anlegen.
3. Rechnung schreiben
- Klicke auf Neue Rechnung.
- Wähle den Kunden aus.
- Füge Positionen hinzu – mit Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz. Wiederkehrende Leistungen legst du am besten unter Produkte an.
- Prüfe Rechnungsdatum und Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum.
- Passe bei Bedarf Einleitungs- und Schlusstext an.
Chingvoice vergibt automatisch die nächste fortlaufende Rechnungsnummer und berechnet Netto-, Steuer- und Gesamtbetrag.
4. Festschreiben und versenden
Solange die Rechnung ein Entwurf ist, kannst du alles ändern. Wenn alles passt, klickst du auf Festschreiben & PDF. Danach ist sie unveränderbar – Korrekturen erfolgen über eine Stornorechnung.
Die PDF wird dabei heruntergeladen; über Per E-Mail senden verschickst du die Rechnung. Für Unternehmens- und Behördenkunden kannst du zusätzlich eine E-Rechnung über XRechnung (XML) erzeugen.
5. Zahlung erfassen
Sobald das Geld eingeht, klickst du in der Rechnung auf Zahlung erfassen – bei vollem Betrag ist sie danach Bezahlt, sonst Teilbezahlt. Mit dem Bank-CSV-Import geht das auch automatisch. Offene Beträge siehst du jederzeit in der Übersicht.